Conditions d’utilisation du système de rendez-vous par vidéoconférence

Objet de ces conditions

Avec le guichet vidéo, la CAPAC vise la facilité et la rapidité des échanges, permettant ainsi au client de pouvoir prendre rendez-vous sans se déplacer. 

Ces conditions d’utilisation règlent l’utilisation du guichet vidéo. En prenant rendez-vous au guichet vidéo, l’utilisateur du site accepte expressément et inconditionnellement les présentes conditions d'utilisation. Les conditions d’utilisation peuvent toujours être consultées via le site Web de la CAPAC.

Prestation de services

L’utilisation du guichet virtuel est simple et accessible à tous les clients. Les communications sont gratuites.

Au moment de prendre rendez-vous, le client a le choix entre un entretien dans le bureau ou un entretien par vidéoconférence.  Le client choisit ensuite un jour, une heure et l’objet du rendez-vous. Pour confirmer le rendez-vous, il doit également encoder un certain nombre de données personnelles. Il reçoit ensuite un lien qui lui permet de se connecter au moment de l’entretien. Au début de l’entretien, le gestionnaire de dossiers vérifiera l’identité du client.

Gestion des accès et utilisation 

Pour une connexion sécurisée entre le client et le gestionnaire de fichiers, nous utilisons Microsoft Teams. Le client peut participer au rendez-vous vidéo en tant qu’invité. Pas besoin donc de créer un compte ni de se connecter.

Pour pouvoir utiliser le guichet vidéo, il faut :

  • Une tablette ou en smartphone doté(e) de l'application Teams ou un ordinateur équipé d'un navigateur Internet 
  • Une caméra (intégrée), un microphone et un haut-parleur
  • Une bonne connexion Internet
  • Le lien vers le rendez-vous vidéo repris dans la confirmation de rendez-vous
  • Un espace calme avec une intimité suffisante
  • De tous les documents nécessaires au bon déroulement de l’entretien

Au début de l'entretien vidéo, le gestionnaire de dossiers vérifiera l'identité du client. Pendant le rendez-vous, votre caméra doit être activée afin que nous puissions vous identifier. Vous n’avez pas de caméra ou ne souhaitez pas la mettre ? Dans ce cas, le guichetier devra mettre fin à l’entretien. 

Il est interdit d’enregistrer la conversation, que ce soit par audio ou par vidéo. En cas de diffusion d’images, d’enregistrements sonores ou d’extraits vidéos de l’entretien, vous vous exposez à des poursuites. Il en va de même en cas d’agression. Le guichetier se réserve le droit de mettre fin à l’entretien en cas d’agression verbale, d’injures, qu’elles soient à caractère raciste, sexuel ou autres, et en cas de comportement inadapté. 

Il incombe au client d’être ponctuel et de se présenter au plus tard à l’heure du rendez-vous au guichet vidéo. Si le client ne s’est pas manifesté 10 minutes après le début d’un rendez-vous, la CAPAC considère le rendez-vous comme annulé avec pour motif « le client ne s’est pas présenté ». La CAPAC s’engage à être présente au rendez-vous dans les 10 minutes après le début du rendez-vous. En cas de problème technique, la CAPAC prendra contact avec le client pour déplacer le rendez-vous.

L’entretien se déroule dans la langue officielle de votre lieu d’habitation, et non pas selon votre choix personnel (français/néerlandais/allemand).

Bases légales

Les obligations légales

  • Arrêté royal du 25/11/91 portant réglementation du chômage
  • Arrêté ministériel du 26/11/91 portant réglementation du chômage
  • Charte de l’assuré social (loi du 11/04/95)
  • Arrêté royal du 30/03/20 et du 02/04/20 visant à adapter les procédures dans le cadre du chômage temporaire dû au virus Covid-19
  • Loi du 08/12/92 sur la protection de la vie privée
  • Loi du 03/07/78 relative aux contrats de travail
  • Loi du 30/06/94 relative à la protection de la vie privée contre les écoutes, la prise de connaissance et l’enregistrement de communications et de télécommunications privées
  • Loi du 08/08/83 organisant un registre national des personnes physiques
  • AR du 04/02/97 organisant la communication des données sociales et à caractère personnel entre institutions de sécurité sociale
  • AR du 12/08/93 relatif à l’organisation de la sécurité de l’information dans les institutions de sécurité sociale

Les recommandations

  • N°8/2012 du 02/05/2012 de la Commission de la protection de la vie privée relative au contrôle de l’employeur quant à l’utilisation des outils de communication électronique sur le lieu de travail 

Traitement et protection des données personnelles 

La CAPAC accorde beaucoup d’importance à la protection des données personnelles et met en place des processus qui garantissent les données du client contre la perte, le vol, l’altération, la mauvaise utilisation ou encore la destruction.

En utilisant le guichet virtuel, le client consent et autorise la collecte et le traitement de ses données personnelles.

Toutes les données à caractère personnel que nous collectons seront traitées conformément aux réglementations belges et européennes applicables à la protection des données à caractère personnel, notamment  le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur le protection des données, « RGPD »), la Directive 2002/58/CE, modifiée par la Directive 2009/136/CE et la loi du 13 Juin 2005 dite « Loi relative aux communications électroniques » modifiée par la loi du 10 juillet 2012.

Pour consulter l’ensemble de notre déclaration « vie privée », cliquez ici.

Plus d’informations ?

Vous avez des questions ? Adressez-vous à votre bureau CAPAC. Vous trouverez également davantage d’informations sur le site web de la CAPAC.

Dernière adaptation: 13/10/2021