Gebruiksvoorwaarden van het video-afspraaksysteem

Voorwerp van deze voorwaarden

Met het videoloket streeft de HVW naar een vlotte en snelle informatie-uitwisseling, waarbij de klant kan kiezen voor een afspraak vanop afstand. 

Deze gebruiksvoorwaarden regelen het gebruik van het videoloket. Door een afspraak te maken aan het videoloket stemt de gebruiker van de site uitdrukkelijk en onvoorwaardelijk in met deze gebruiksvoorwaarden. De gebruiksvoorwaarden kunnen steeds geraadpleegd worden via de HVW-website. 

Dienstverlening

Het gebruik van het videoloket is eenvoudig, en toegankelijk voor alle klanten. De gesprekken zijn kosteloos.

Wanneer de klant een afspraak maakt, heeft hij de keuze tussen een gesprek in het kantoor of per video. De klant kiest vervolgens een dag, een tijdstip en het onderwerp van het gesprek. Om de afspraak te bevestigen geeft hij ook een aantal persoonlijke gegevens in. Hij ontvangt dan een link waarmee hij kan inloggen op het moment van het gesprek. Aan het begin van het videogesprek zal de dossierbeheerder de identiteit van de klant nagaan.  

Toegangsbeheer en gebruik

Voor een veilige verbinding tussen de klant en de dossierbeheerder gebruiken wij Microsoft Teams. De klant kan als gast deelnemen aan de videoafspraak. Een account aanmaken of inloggen is dus niet nodig.

Om het videoloket te kunnen gebruiken, zijn de volgende zaken nodig:

  • Een tablet of smartphone met Teams óf een computer met internetbrowser
  • Een (ingebouwde) camera, microfoon en luidspreker
  • Een goede internetverbinding
  • De link voor de videoafspraak die in de afspraakbevestiging staat
  • Een rustige ruimte met voldoende privacy
  • Alle nodige documenten voor een vlot verloop van de afspraak

Aan het begin van het videogesprek zal de dossierbeheerder de identiteit van de klant nagaan. Tijdens de afspraak moet je je camera aanzetten, zodat we je kunnen identificeren. Heb je geen camera of wil je hem niet gebruiken? Dan moet de loketmedewerker het gesprek beëindigen.

Het is verboden het gesprek op te nemen, zowel via audio of video. Als je beelden, geluidsopnamen of videofragmenten van het interview verspreidt, kan je strafrechtelijk vervolgd worden. Ook in geval van agressie ben je strafbaar. De loketmedewerker behoudt zich het recht voor het gesprek te beëindigen als er sprake is van verbale agressie, beledigingen (racistische, seksuele of andere) of ongepast gedrag.

Het is de verantwoordelijkheid van de klant om zich stipt en ten laatste op het uur van afspraak aan te melden aan het videoloket. Als de klant 10 minuten na de start van een afspraak nog niet online aanwezig is, beschouwt de HVW de afspraak als geannuleerd met als motief ‘niet opdagen van de klant’. De HVW engageert zich om binnen 10 minuten na de start van een afspraak aanwezig te zijn op de afspraak. Bij een technisch probleem zal de HVW contact opnemen met de klant om de afspraak te verplaatsen.

Het gesprek verloopt in de officiële taal van je woonplaats, en niet op basis van een persoonlijke keuze (Frans/Nederlands/Duits).

Wettelijke basis

De wettelijke verplichtingen

  • Koninklijk besluit van 25/11/91 houdende de werkloosheidsreglementering
  • Ministerieel besluit van 26/11/91 houdende de werkloosheidsreglementering
  • Handvest van de sociaal verzekerde (wet van 11/04/95)
  • Koninklijk besluit van 30/03/20 en 02/04/20 tot aanpassing van de procedures in het kader van tijdelijke werkloosheid omwille van het Covid-19-virus
  • Wet van 08/12/92 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer
  • Wet van 03/07/78 betreffende de arbeidsovereenkomsten
  • Wet van 30/06/94 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer tegen het afluisteren, kennisnemen en openen van privé-communicatie en -telecommunicatie
  • Wet van 08/08/83 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen
  • KB van 04/02/97 tot organisatie van de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard tussen instellingen van sociale zekerheid
  • KB van 12/08/93 houdende de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid

De aanbevelingen

  • 8/2012 van 02/05/2012 van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer over de controle op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen op de werkplaats door de werkgever 

Verwerking en bescherming van de persoonsgegevens

De HVW hecht het grootste belang aan de bescherming van de persoonsgegevens en maakt gebruik van processen om de gegevens van de klant te beschermen tegen verlies, diefstal, vervalsing, misbruik of vernietiging.
Door het videoloket te gebruiken, stemt de klant in met de verzameling en de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Alle persoonsgegevens die we verzamelen, worden verwerkt in overeenstemming met de Belgische en Europese regelgeving van toepassing op de bescherming van de persoonsgegevens, met name de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming, ‘GDPR’), de richtlijn 2002/58/EG, gewijzigd door de richtlijn 2009/136/EG en de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie, gewijzigd door de wet van 10 juli 2012.

Hier vind je onze volledige privacyverklaring.

Meer informatie?

Met vragen kan je terecht bij je HVW-kantoor. Je vindt ook meer informatie op de website van de HVW.

Laatste aanpassing: 13/10/2021